ธรรมาภิบาลไอที ที่มาพร้อมกับ อำนาจ และการควบคุม
โดยรายละเอียดจะกล่าวถึง
1.เพื่อศึกษา IT governance เพื่อที่จะสามารถตอบคำถามในด้าน IT ได้ว่า อะไรคือสิ่งที่ตัดสินใจทำ, ใครควรจะตัดสินใจและ จะมีกลไกและวัดผลเช่นไร
2.เพื่อสามารถเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่าง IT Governance และ กลยุทธ์ของบริษัท โดยใช้ Governance design frameworkและGovernance arrangements matrix.
3.เพื่อศึกษาการจัดการ ด้าน IT ของทั้งบริษัทที่แสวงหากำไร และไม่แสวงหากำไร
4.เพื่อศึกษาหลักในการเป็นผู้นำ IT governance รวมไปถึง IT governance ในปัจจุบันและความท้าทายในอนาคต
ในการจัดการด้านไอทีขององค์กร บางครั้งผู้จัดการในแต่ละฝ่ายขององก์กรก็คิดว่ามันเป็นหน้าที่ในการจัดการของผู้จัดการด้วยในการที่จะดูแลควบคุม หรือว่าจริงๆแล้วมันจะเป็นหน้าที่ของฝ่ายไอทีโดยเฉพาะกันแน่ที่จะ ดูแลการจัดการในด้านไอที
ทางบริษัทหรือองค์กร เองก็มีสินทรัพย์หลายอย่าง เช่น คน เงิน โรงงาน หรือความสัมพันธ์กับลูกค้าแต่ว่าสำหรับข้อมูล ต่างๆและเทคโนโลยี ที่ถูกนำมาใช้ในการเก็บรักษา รวบรวมข้อมูลต่างๆ ซึ่งอาจเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญเกือบจะที่สุดเมื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งาน ทั้งๆที่ในทางธุรกิจจริงๆแล้ว จำเป็นจะต้องให้มีการเปลี่ยนแปลงอย่างคงที่เพื่อที่จะดูแนวโน้มในอนาคตได้ มีการนำข้อมูลทางไอทีเข้ามาวิเคราะห์และใช้งาน ทั้งในระบบขององค์กรรวมถึงข้อมูลในการลงทุนทั้งในอดีตและอนาคต เพื่อมาพยากรณ์ ในการลงทุนในอนาคตได้
ในอดีตที่ผ่านมาหลายบริษัทประสบความสำเร็จได้ ทั้งๆที่ขาดการจัดการด้านไอทีที่ดี แต่ว่าในภายหลัง การจัดการเกี่ยวกับข้อมูล เริ่มมีบทบาทและมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ องค์กรที่มีการจัดการเกี่ยวกับด้านไอที ซึ่งหมายถึงการจัดการข้อมูลที่ดีด้วย เนื่องจากในมันมีส่วนที่ใกล้เคียงกันมากในการจัดการด้านไอทีกับการจัดการองค์กร ซึ่งผลของการนำของมูลทางเทคโนโลยีมาจัดการและใช้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ทางไอทีจะช่วยให้เกิด มูลค่าจากข้อมูลมากขึ้นซึ่งจะกลายเป็นส่วนสำคัญขององค์กรที่จะพัฒนาในอนาคต
จากการวิจัยนั้นจะเห็นได้ว่า บริษัทหรือองค์กรชั้นนำ จะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนในด้านไอที มากกว่าบริษัทคู่แข่งถึง40เปอร์เซนต์ จะเห็นได้ว่า องค์กรหรือบริษัทชั้นนำนั้น ต่างมีการจัดการด้านไอทีในรูปแบบธรรมมาภิบาลที่ประสบความสำเร็จ ทั้งๆที่องค์กรหรือบริษัทอื่นๆทำไม่ได้ เราอาจจะกล่าวได้ว่าหลัก ธรรมมาภิบาลไอทีนั้น คือการที่จะเปรียบได้กับการช่วยในการตัดสินใจว่าจะทำหรือไม่ทำโครงการและ โครงสร้างขององค์กรทางการเงิน เพื่อที่จะสนับสนุน ในพฤติกรรมที่ต้องการในการจัดการเกี่ยวกับด้านไอที
จะเห็นได้ว่าเกือบทุกองค์กรที่มีการนำ ธรรมาภิบาลไอที เข้าไปใช้นั้น ผลของการนำการจัดการในด้านนี้นั้นยังคงมีการนำไปใช้อย่างมาก ในการออกแบบ กลไกเกี่ยวกับการนำหลักธรรมาภิบาลไอทีไปใช้ในองค์กร เพื่อสนับสนุนในการปรับพฤติกรรม กลยุทธ์ มาตรฐานต่างๆรวมถึงวัฒนธรรมองค์กรในการปรับปรุงให้มีการทำงานที่ดีขึ้น โดยในการเปรียบเทียบองค์กร โดยองค์กรที่มีการควบคุมด้านไอที ด้วยระบบเก่านั้นจะพบได้ว่า ไอที ทำเกิดข้อผิดพลาดในการทำกลยุทธ์ ทางธุรกิจได้ หนึ่งในนั้นคือทาง การบริหารด้านการเงิน อย่างที่ทางองค์กรต้องการที่จะใช้กลยุทธ์ในการลดต้นทุน แต่กลับต้องมีการติดตั้งระบบใหม่ขึ้นมาเพื่อจะได้ใช้งานในด้านบริการไอที ทำให้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น จากเหตุดังกล่าว ในการจะนำหลักธรรมาภิบาล มาออกแบบและใช้ในองค์กร ในการจัดการด้านลงทุนในทางไอที เราอาจบอกได้ว่า ผลกระทบจาก ธรรมาภิบาลไอที อาจเป็นสิ่งสำคัญในการช่วย พยากรณ์มูลค่าขององค์กร ที่สามารถเพิ่มขึ้นมาได้จากด้าน ไอที
การนำหลักธรรมาภิบาลเข้ามาใช้ในองค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่ มีการนำเข้ามาใช้ในการจัดการองค์กร อย่าง บรรษัทภิบาล ซึ่งการจัดการบรรษัทภิบาลที่ดีนั้น ถือว่าเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้องค์กรมีประสิธิภาพในการลงทุน จะเห็นได้จากการที่บริษัทชั้นนำในทวีปอเมริกา และยุโรปต่างก็มีสัดส่วนในการลงทุนด้านเกี่ยวกับการจัดการบรรษัทภิบาลเพิ่มมากขึ้นจากมาตรฐานเดิม ซึ่งจะทำให้มูลค่าทางการตลาดของบริษัทเพิ่มมากขึ้น
เราจะมีการวางกรอบผังการเชื่อมโยงขององค์กร และ ทางด้าน ธรรมาภิบาลไอทีเข้าด้วยกัน โดยจะเห็นว่าด้านบนจะเป็นในส่วนของบรรษัทภิบาลที่ควบคุมองค์กร โดยเริ่มจะบนสุดคือ คณะกรรมการ อาจจะเป็นทางผู้ถือหุ้น ทั้งภายในและภายนอก หรือหน่วยที่คอยตรวจสอบการดำเนินงาน แล้วจะมีคณะกรรมการผู้บริหารระดับอาวุโส ในการกำหนดทิศทางขององค์กร ทั้งในการ วางกลยุทธ์และพฤติกรรมที่ต้องการองค์กร โดยจะมีสินทรัพย์หลักที่สำคัญอยู่ 6 อย่าง และ แบ่งเป็นส่วนที่สำคัญ2 ด้านคือ ในด้าน ธรรมมาภิบาลการเงิน และด้านธรรมาภิบาลไอที
จะเห็นได้ว่าในส่วน key asset governance คือ ส่วนหลักที่สำคัญในการธรรมาภิบาลสินทรัพย์ จะมีstrategy คือการ วางกลยุทธขององค์กรว่าจะมุ่งไปในทิศทางใด และ Desirable behavior จะเปรียบเหมือน วัฒนธรรมขององค์กร ในการที่จัดการเกี่ยวกับคน ส่วนที่เชื่อมโยงต่อมาคือในส่วนของ สินทรัพย์หลัก 6 อย่าง คือ
1.Human assets ในด้าน คน ความรู้ ทักษะต่างๆ
2.Financial assets ด้านเกี่ยวกับเงินสด การลงทุน หนี้สิน กระแสเงินสด
3.Physical assets ส่วนของสิ่งก่อสร้าง ตึก โรงงาน อุปกรณ์ ต่างๆ
4.IP assets (intellectual property) ในด้านเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ความรู้ในตัวสินค้า การให้บริการ สิทธิบัตรต่างๆด้วย
5.Information and IT assets ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ข้อมูลในด้านต่างๆ ความรู้ที่เกี่ยวข้องฐานของลูกค้า ข้อมูลของระบบ
6.Relationship assets จะเป็นส่วนของความสัมพันธ์ขององค์กร การมีแบรนด์ รวมถึงการตอบรับจากลูกค้า ช่องทางและพันธมิตรทางธุรกิจต่างๆแต่จะมีอยู่สองด้านที่ดูจะเป็นส่วนสำคัญในการธรรมาภิบาลสินทรัพย์คือ ในส่วนของ ธรรมาภิบาลการเงิน และ ธรรมาภิบาลไอที นี่เอง
ธรรมมาภิบาลไอทีนั้น มีความหมายได้ว่าหมายถึง การช่วยในการตัดสินใจสิ่งที่ถูกและกรอบในการจัดการด้านการเงิน เพื่อที่จะสนับสนุน พฤติกรรมในการตัดการด้านไอที ที่องค์กรต้องการ ซึ่งจะเป็นการช่วยผู้จัดการในการทำงานและตัดสินใจ โดยจะมีการจัดเรียงรูปแบบความสัมพันธ์ของ ธรรมาภิบาลไอที ในแบบตาราง แมทริกซ์ โดยที่ จะเป็น เงื่อนไขในด้านการตัดสินใจ 5 อย่างที่มีความสัมพันธ์กับระดับของบุคคลที่เข้ามาเกี่ยวข้องในการตัดสินใจในด้านไอที 6 อย่าง
เงื่อนไขในการตัดสินใจ
1. IT Principle จะเป็นการกำหนดบทบาทด้านไอทีในหน่วยธุรกิจ ในเรื่องของการที่องค์กรจะมีมูลค่าเมื่อนำ IT เข้ามาใช้ในธุรกิจ ซึ่งจะเป็นการกำหนดบทบาท ทิศทาง รวมไปถึงกลยุทธ์ของ IT ในหน่วยธุรกิจ
2. IT Achitecture คือ การรวมแต่รวมละส่วนเข้าด้วยกัน โดยเลือกกลุ่มของเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของธุรกิจ รวมไปถึงการกำหนดโครงสร้าง กฎ มาตรฐาน และแผนการในการนำ IT มาใช้ในองค์กร
3. IT Infrastucture Strategies คือ การกำหนดกลยุทธ์ และงบประมาณในด้านความสามารถทาง IT ทั้งในแง่ของทางเทคนิค และในแง่ของกำลังคน ซึ่งจะเป็นการจัดการ กำหนดระดับของโครงสร้างของ IT ด้านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ การบริการเครือข่าย โดยมีการสนับสนุนในเรื่องการจัดการข้อมูล และกำลังคน
4. Business Aplication Needs คือ ระบุความต้องการของธุรกิจ ว่าจะซื้อหรือจะพัฒนาจากภายในสำหรับในด้านไอที
5. IT investment คือเลือกตัดสินใจที่จะลงทุน และจะลงทุนในปริมาณเท่าไร รวมไปถึงการตัดสินใจเกี่ยวกับการอนุมัติโปรเจคใหม่และการทดลองใช้เทคโนโลยีใหม่
รูปแบบระดับของบุคคลที่เข้ามาเกี่ยวข้องในการตัดสินใจ
1.Business Monarchy จะเป็นในระดับผู้บริหารระดับสูง คือการตัดสินใจเป็นของ กลุ่ม หรือบุคคลระดับผู้บริหาร รวมทั้งคณะกรรมการที่รวมผู้อาวุโส (อาจรวม CIO ด้วย) แต่ว่าจะไม่มีการรวมผู้บริหารด้าน IT ที่ทำงานเป็นอิสระ สรุปก็คือ การตัดสินใจจะมาจากผู้บริหารระดับสูงนั่นเอง
2.IT Monarchy จะเป็นผู้ที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคในด้านไอที คือการตัดสินใจเป็นของกลุ่ม หรือบุคคลในระดับผู้บริหารด้าน IT กล่าวโดยสรุปคือ การตัดสินใจมาจากเฉพาะกลุ่มคนในแผนก IT เท่านั้น
3.Feudal การตัดสินใจของหน่วยธุรกิจเพราะในแต่ละหน่วยธุรกิจจะมีการตัดสินใจเป็นอิสระจากกัน คือการตัดสินใจของรูปแบบนี้ จะขึ้นอยู่กับพนักงานระดับหัวหน้างาน หน่วยธุรกิจ หรือตัวแทนต่าง ๆ
4.Federal เป็นการรวมระหว่างองค์กรกลาง และหน่วยธุรกิจ ซึ่งอาจจะมีคนทางด้านไอทีเกี่ยวข้องหรือไม่ก็ได้ คือการตัดสินใจจะขึ้นอยู่กับบุคลากรระดับผู้บริหาร และระดับอื่น ๆ อย่างน้อย 1 คน (อาจรวมระดับผู้บริหารด้าน IT เข้ามาเพิ่มได้) ก็คือ การตัดสินใจนั้นจะเป็นการตัดสินใจร่วมกันระหว่าง CEO แผนก IT และหน่วยธุรกิจ หรืออาจจะเป็นผู้บริหารระดับสูง กับหน่วยธุรกิจก็ได้ นับเป็นการตัดสินใจร่วมกันในหลาย ๆ ฝ่าย
5.IT Duopoly กลุ่มของหน่วยงานด้านไอที และกลุ่มธุรกิจอีกกลุ่มหนึ่ง คือการตัดสินใจขึ้นอยู่กับผู้บริหารด้าน IT และกลุ่มอื่นๆ อีก 1 คน ก็คือ การตัดสินใจนั้น จะเป็นการตัดสินใจร่วมระหว่างแผนก IT กับหน่วยธุรกิจ หรืออาจจะเป็นระหว่าง แผนก IT ร่วมกับ CFO
6.Anarchy ระดับของการตัดสินใจส่วนบุคคล หรือกลุ่มเล็กๆ ในการที่จะตัดสินใจ คือการตัดสินใจของรูปแบบนี้จะเป็นการตัดสินที่ไม่เป็นระบบ อาจจะมาจากพนักงานหรือผู้บริหารคนใดคนหนึ่งในองค์กร หรืออาจจะเป็นการสุ่มขึ้นมาก็ได้
ตารางแสดงสรุปการสิทธิในการตัดสินใจในด้าน IT
การกำหนดกลไก การจัดการให้เกิดประสิทธิผลก็มีความสำคัญเช่นกัน โครงสร้าง กระบวนการและการสื่อสาร ที่ทำให้เกิด การออกแบบการจัดการ ความเข้าใจ ที่ดี และความโปร่งใสของกลไกต่างๆ จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ โดยกลไกที่จะนำมาจัดการนั้น ประกอบไปด้วยสามส่วนหลัก ได้แก่
1.Decision-making structures คือ จะเกี่ยวข้องกับหน่วยงานใดมีหน้าที่ในการตัดสินใจในเรื่องของ IT Governance ในแต่ละองค์กรซึ่งจะมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่า องค์กรนั้นจะมีโครงสร้างองค์กรแบบใด หรือจะนำต้นแบบโครงสร้างแบบไหนมาใช้กับ IT Governance ซึ่งสามารถจำแนกโครงสร้างได้ ดังนี้
1.1. Business Monarchy Decision-Making Structures คือ ผู้บริหารระดับสูงจะมีหน้าที่ในการตัดสินใจ
1.2. Federal Decision-Making Structures คือ เป็นการรวมกลุ่มสมาชิกผู้บริหารจากหน่วยงานต่างๆขององค์กร ซึ่งอาจจะมีผู้บริหารทางด้านไอทีเข้าร่วมด้วยก็ได้ สมาชิกจะร่วมกันตัดสินใจ
1.3. IT Monarchy Decision-Making Structures คือเป็นส่วนเพิ่มเติมของ Business Monarchy ซึ่งจะประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญเทคนิคในด้านไอที สามารถแบ่งออกได้ 2 ส่วน คือ
• IT Leadership Teams คืออาจเป็น CIOs ของหน่วยธุรกิจ ส่วนงานทางด้าน Finance services ผู้รับผิดชอบ คือ Vice presidents ทางด้าน IT จากหน่วยงานต่างๆ กลุ่มคนเหล่านี้จะมีหน้าที่ตัดสินใจในส่วนของ infrastructure และ architectural
• Architecture Committees คือเป็นการร่วมกันตัดสินใจของกลุ่มผู้เชี่ยวชาญและกำหนดให้เป็นมาตรฐาน รวมทั้งยังเป็นที่ปรึกษาให้กับ IT Leadership Teams อีกด้วย
1.4. Duopoly Decision-Making Structures : เป็นการทำงานร่วมกันระหว่างกลุ่มของหน่วยงานด้านไอทีและกลุ่มธุรกิจอีกกลุ่มหนึ่ง มีหน้าที่ในการวางยุทธศาสตร์ กำหนดมาตรฐาน และออกแบบโครงสร้างบริการภายในองค์กร สามารถแบ่งย่อยได้ 3 ส่วน ดังนี้
• IT Council with Loin Business/IT Membership คือเป็นกลุ่มที่ร่วมกันตัดสินใจให้งานทางด้านธุรกิจสอดคล้องกับงานทางด้าน IT
• Process Organization คือจะให้ความสำคัญในการทำงานระหว่างองค์กรโดยยังคำนึงถึงหลักธรรมาภิบาลร่วมกัน
• Business/IT Relationship Managers คือผู้รับผิดชอบต้องผสานการทำงานในส่วนของธุรกิจให้สอดคล้องกับงานด้าน IT
2. Alignment processes คือ การวางแผนกระบวนการทำงานต้องมีความสอดคล้องกับพฤติกรรมการทำงาน เพื่อใช้บริหารงานด้าน IT ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด โดยปัจจัยที่ทำให้กระบวนการสำเร็จ ประกอบด้วย
2.1. IT Investment Approval Process คือเป็นการตัดสินใจที่จะลงทุนซึ่งพิจารณาจากทางเลือกต่างๆ โดยคำนึงถึงระยะเวลา งบประมาณและผลตอบแทน ค่าทีใช้พิจารณาส่วนใหญ่จะใช้ ROI, NPV และค่าความเสี่ยงของโครงการ
2.2. Architectural Exception Process คือการนำเทคโนโลยีมาใช้ในธุรกิจจำนวนมากสามารถทำหุ้รกิจเติบโตอย่างมาก แต่ข้อจำกัดคือต้องใช้เงินลงทุนสูง ดังนั้น จึงต้องพิจารณาเลือกเอาเฉพาะเทคโนโลยีที่จำเป็นและสร้างคุณประโยชน์ให้มากที่สุดมาใช้
2.3. Service-Level Agreements คือบริษัทส่วนใหญ่จะดำเนินงานด้านการบริการซึ่งจะแตกต่างกันด้านคุณภาพและราคา การกำหนดอัตราค่าบริการนั้นจำเป็นต้องคำนึงถึงต้นทุนของทรัพยากรที่มีเพื่อที่จะได้ราคาที่เป็นธรรม
2.4. Chargeback คือเป็นการจำแนกค่าใช้จ่ายทางด้าน IT ไปตามส่วนของธุรกิจที่เกี่ยวข้อง
2.5. Project Tracking คือการติดตามประเมินผลโครงการ เพื่อให้ทราบถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลจากการดำเนินงานด้าน IT Governance
2.6. Formal Tracking of Business Value คือการติดตามผลการดำเนินงานของธุรกิจที่เกิดจากการใช้ IT นั้นจะเป็นข้อมูลให้กับผู้ที่ตัดสินใจทางด้าน IT สามารถทำให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นถ้าเขาเข้าใจถึงคุณค่าที่องค์กรจะได้รับ
3. Communication approaches คือ ช่องทางในการสื่อสาร ทำความเข้าใจทางด้าน IT Governance เพื่อกระจายข้อมูลข่าวสาร ด้านIT ไปให้คนภายในองค์กรได้รับรู้และเป็นการทำความเข้าใจให้ตรงกันอีกด้วย สามารถทำได้หลายช่องทาง ดังนี้
3.1. Senior Management Announcements คือการประกาศของผู้บริหารจะเป็นการแสดงให้เห็นถึงความสำคัญและความมุ่งมั่น ซึ่งจะเรียกความสนใจจากพนักงานในองค์กรได้
3.2. Formal Committees คือคณะกรรมทางด้าน IT Governance นั้น ไม่จำเป็นต้องมีคนใหม่ๆเข้ามาเพิ่มเพื่อทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจและเข้าใจตรงกันในกลุ่มคณะกรรมการ
3.3. Office of CIO or IT Governance คืองานทางด้าน IT Governance นั้นควรได้รับการสนับสนุนจากเจ้าของและองค์กรนั้น โดยควรจะมีห้องทำงานของ IT Governance เพื่อที่จะแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของงานในส่วนนี้ ซึ่งจะมีผลต่อพนักงานภายในองค์กรด้วย
3.4. Working with Nonconformists คือหากมีพนักงานทำงานผิดหลักธรรมาภิบาลหรือเพิกเฉยต้องการปฏิบัติ ควรจะให้ผู้บริหารในส่วนของ architecture รับผิดชอบคอยให้คำแนะนำและตรวจสอบพฤติกรรม
3.5. Web-Base Portals คือการใช้ Web-Base จะเป็นช่องทางการสื่อสารได้อย่างกว้างขวางทั้งภายในและระหว่างองค์กร
แต่ถึงอย่างไรก็ตาม แม้จะกำหนดกลไก และ สิ่งที่เข้ามาเกี่ยวข้องแล้ว แต่ผู้บริหารระดับสูง ก็ยังคงมีการตั้งคำถามบ่อยครั้ง เกี่ยวกับค่าตอบแทนที่พวกเค้าจะได้รับจากการลงทุน ใน IT โดยส่วนใหญ่แล้วจะมีประสบการณ์อันน่าผิดหวัง การฟื้นฟูระบบที่ไม่ได้ทำให้ดีขึ้น ทำให้ผู้บริหารที่ไม่พอใจ และหลายครั้ง CIO ก็ถูกไล่ออก และได้ทำการจ้างคนภายนอกทำเกี่ยวกับ IT ทั้งหมดแทน ปัญหาได้เกิดขึ้นจากสองอย่าง นั้นคือ การออกแบบที่ไม่ดีพอ และ บ่อยครั้งที่เหมือนกับการขาดการมีส่วนร่วมของผู้นำที่ดีในธุรกิจ ดังั้น จึงมี การออกแบบขอบข่ายงานของ ITGovernance มีจุดมุ่งหมายก็เพื่อ ทำให้กลยุทธ์ในการแข่งขันของธุรกิจได้ค่าตอบแทนที่เป็นไปตามที่กำหนด (การดำเนินงานที่ดีเยี่ยม,เป็นผู้นำในสินค้า, หรือมีความใกล้ชิดกับลูกค้า) เรายังจัดการกับปัญหาที่ว่าทำอย่างไรที่จะทำให้บริษัทออกแบบการจัดการไปจนถึงภายในโครงสร้างของระบบ และ ส่งเสริมความต้องการให้เกิดการทำงานร่วมกันในแต่ละส่วน
6 ส่วนประกอบของ การออกแบบการจัดการที่มีประสิทธิผล
1.Enterprise strategy and organization คือการใช้โครงสร้างพื้นฐานร่วมกันและมีความร่วมมือต่อกัน สร้างความชัดเจนในการกำหนดความรับผิดชอบ โดยการเข้าใจถึงกลยุทธ์และ IT Governance ร่วมกัน
2.IT Governance arrangment คือการที่IT และ ธุรกิจร่วมกันกำหนด หลักการ IT และ การลงทุนใน IT โดยจะขึ้นอยู่กับ CIO, หัวหน้าด้านเทคโลยีขั้นพื้นฐาน และ รองประธานบริษัทด้านเทคโนโลยี เพื่อทำการตัดสินใจและกระจายอำนาจต่อไปในหน่วยธุรกิจต่างๆ อย่างคล่องตัว
3.Business performance goals คือ การตั้งวัตถุประสงค์อย่างัดเจนและทำการเปรียบเทียบเพื่อประเมินความสำเร็จ
4.IT organization and desirable behavior คือ การตั้งหน่วยงานเพื่อบริการเทคโนโลยีพื้นฐานที่ใช้ร่วมกัน โดยการตั้งวิธีการที่เป็นมาตรฐาน กระตุ้นพฤติกรรมการใช้ที่เหมาะสมเพื่อนำไปสู่ผลลัพธ์ที่วัดและรายงานที่น่าพอใจ
5.IT Governance machanisms คือ การกำหนดหลักการและตัดสินใจในการลงทุน จาก Achitecture Board, Engineering Board, ผลของการเงิน คน ความสัมพันธ์ระหว่างกลยุทธ์และการสื่อสาร โดยEngineering Board จะเป็นส่วนสำคัญในการสร้างกลไกให้สำเร็จ เพราะจะวิเคราะห์แต่ละผลิตภัณฑ์ ว่าจะทำการซื้อ ถือ หรือขาย เพื่อปรับเปลี่ยนเทคโนโลยี
6.IT Metrics and accoutability คือการวัดความสามารถในการออกแบบการจัดการ ดูว่าใครประเมินอะไร และอย่างไร ด้วยความชัดเจน และทำการเรียงลำดับการลงทุนก่อนหลังตามความต้องการ ทั้งนี้จะสามารถลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และรับรองการทำงานว่าจะสามารถไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้
การที่ IT จะประสบความสำเร็จ จะแตกต่างกันไปตามมุมมองของผู้บริหารแต่ละคน โดยจะใช้การพิจารณาควบคู่ไปกับกลยุทธ์ และวัฒนธรรมองค์กร เพื่อหาจุดที่ดีที่สุดของ IT Governance ที่มีต่อบริษัทในการประเมิน IT Governance นั้น ปัจจัยสำคัญ 5 ประการ ที่เราต้องวัดค่าออกมา ได้แก่
1.Enterprise Setting ดูในส่วนอุตสาหกรรม, ขนาด, จำนวนหน่วยธุรกิจ, และความสัมพันธ์ของแต่ละหน่วยธุรกิจ
2.Governance Arrangements ดูที่ตัวต้นแบบที่ใช้ในการตัดสินใจด้านไอที และระบบกลไกที่นำมาใช้
3.Governance Awareness ดูที่ความเข้าใจในการจัดการและการสื่อสารเพื่อการมีส่วนร่วมในการจัดการของบุคลากรทุกคนในบริษัท
4.Governance Performance ดูที่ประสิทธิภาพของ IT Governance ในเป้าหมาย 4 ประการ ซึ่งมีดังนี้
1) Cost-effective use of IT
2) Effective use of IT for asset utilization
3) Effective use of IT for growth
4) Effective use of IT for business flexibility
ทั้งนี้ทั้งนั้น ในการวัดค่า ผู้บริหารจะให้น้ำหนักความสำคัญของปัจจัยทั้ง 4 ข้างต้น แตกต่างกันไป หลังจากนั้นจะนำไปคำนวณออกมาเป็นค่า ซึ่งจะทำให้สามารถนำไปเปรียบเทียบกับค่าของแต่ละปัจจัยที่เกิดตามมาได้
5.Financial Performance ดูที่ประสิทธิภาพด้านการเงินใน 3 ด้าน ได้แก่
1) Profit : พิจารณาจาก ROE, ROI, profit margin
2) Asset Utilization : พิจารณาจาก ROA
3) Growth : พิจารณาจากอัตราการเปลี่ยนแปลงของรายได้ต่อปี
บริษัทที่เป็นเลิศในด้านประสิทธิภาพของการจัดการควบคุมนั้น ย่อมทำในสิ่งที่แตกต่างจากบริษัทอื่นๆ ซึ่งสามารถสรุปออกมาได้เป็น 7 ลักษณะด้วยกัน ได้แก่
1.มีบุคลากรในส่วนบริหารที่มีความเข้าใจ และสามารถระบุรายละเอียดของ IT Governance ได้ ในสัดส่วนที่มากกว่า
2. แต่ละแผนกมีการทำงานเชื่อมต่อกันอย่างมีประสิทธิภาพอยู่ตลอด
3. มีความเกี่ยวโยงทางตรงระหว่างผู้บริหารอาวุโส ในด้าน IT Governance
4. เป้าหมายทางธุรกิจสำหรับการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศนั้น มีความชัดเจนมากกว่า
5. มีกลยุทธ์ทางธุรกิจที่มีความแตกต่าง
6. มีข้อยกเว้นในเรื่องมาตรฐานเทคโนโลยีสารสนเทศน้อยกว่า แต่ใช้ข้อยกเว้นที่ผ่านการรับรองมากกว่า
7. มีการเปลี่ยนแปลงในด้านการจัดการน้อยกว่าในแต่ละปี
โดยทั่วไปแล้ว บริษัทที่มีประสิทธิภาพในการจัดการควบคุมสูง จะใช้ Federal Input Model สำหรับข้อปฏิบัติด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และความต้องการด้านธุรกิจ ซึ่งมีการ tradeoff กันระหว่าง ความพอใจของผู้จัดการบริษัทอาวุโส และผู้จัดการในหน่วยธุรกิจ โดยที่จะดูว่าอะไรที่ควรทำร่วมกัน และอะไรที่ควรตัดสินใจเอง ซึ่งการทำร่วมกันนั้นจะก่อให้เกิดการประหยัดต่อขนาด และความเป็นมาตรฐานเดียวกันในขณะที่บริษัทที่มีประสิทธิภาพในการจัดการควบคุมต่ำ จะใช้ Duopoly Input Model ซึ่งมีข้อจำกัดมากจนเกินไป ทำให้มีประสิทธิภาพในการจัดหา input ที่ต่ำ
สำหรับบริษัทที่มีประสิทธิภาพในการจัดการควบคุมสูง จะใช้ Federal Model ในการตัดสินใจด้านไอทีส่วนใหญ่ และใช้ IT Duopoly สำหรับการตัดสินใจที่สำคัญในเรื่องที่เกี่ยวกับหลักการและการลงทุนด้านไอที
บริษัทที่เป็นผู้นำในด้านการทำกำไร (วัดจาก ROI และ ROE) มีแนวโน้มที่จะใช้การจัดการควบคุมจากส่วนกลางมากกว่า โดยทั่วไปแล้ว บริษัทเหล่านี้จะใช้การจัดการจากส่วนกลางสำหรับการกำหนดหลักการด้านไอที, สถาปัตยกรรมด้านไอทีในระดับสูง, และการตัดสินใจลงทุนด้านไอที
บริษัทที่เป็นผู้นำในด้านการเติบโตของรายได้ มีโครงสร้างด้านการจัดการควบคุมที่พยายามให้เกิดความสมดุลของความต้องการที่มีผลต่อบริษัทของหน่วยปฏิบัติการ กับเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัท ซึ่งจะใช้การจัดการควบคุมจากส่วนกลางเพื่อให้เกิดความสมดุลนี้ แต่อย่างไรก็ดีสำหรับองค์กรที่ไม่หวังรายได้จากการดำเนินงาน ก็จะมีวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานที่แตกต่างออกไป ซึ่งนั้นก็จะมีผลต่อ กระบวนการการจัดการด้าน IT ด้วย ดังจะเห็นได้จาก กรณีศึกษาของ Metropolitan Police Service – Scotland Yard.
Metropolitan Police Service – Scotland Yard
Metropolitan Police Service (MPS) – Scotland Yard คือ กรมตำรวจของประเทศอังกฤษ โดยหน่วยงานนี้มี 6 หน่วยย่อยซึ่งต้องการการประสานงานที่ดีในทุกๆ ด้าน MPS ได้อธิบายหลักของไอทีขององค์กรไว้ว่า “ข้อมูลส่วนใหญ่ที่จำเป็นต่อการสอบสวนและแก้ปัญหาอาชญากรรมนั้นอยู่ในระบบที่เป็นอิสระจากกันอย่างน้อย 1 ระบบซึ่งมีอยู่ทั่วๆ องค์กร สิ่งที่ท้าทายไม่ได้อยู่ที่การทำให้การบันทึกข้อมูลง่ายขึ้นและไม่ซ้ำซ้อน แต่อยู่ที่ว่าสามารถทำให้ข้อมูลง่ายต่อการใช้ในทุกที่ ทุกเวลาได้อย่างไร” โดย Governance Design Framework และ Governance Arrangement Matrix ของ MPS เป็นดังภาพ
MPS มีกระบวนการที่มีโครงสร้างและโปร่งใสในการตัดสินใจเกี่ยวกับการลงทุนด้านไอที การตัดสินใจนั้นกระทำผ่านข้อแนะนำของ IMSG (Information Management Steering Group) ซึ่งมีงบประมาณสำหรับการลงทุน นอกจากนี้ในแต่ละโครงการที่จะลงทุนยังมีผู้ให้การสนับสนุนจากภายนอกด้วย ดังนั้นเมื่อมีการตัดสินใจลงทุนแล้วจะต้องมีการวัดความสำเร็จของการดำเนินงานและการวัดประสิทธิภาพของการใช้งาน ซึ่งผู้ประเมินก็คือ ผู้บริหารและผู้ให้การสนับสนุนเงินทุน
ในด้านการลงทุนโครงสร้างพื้นฐานก็เช่นเดียวกัน คือ ต้องมีการใคร่ครวญอย่างละเอียด แต่สำหรับโครงการที่มีขนาดเล็กก็จะมีกระบวนการที่แตกต่างออกไป เพราะหากใช้กระบวนการเดียวกับการพิจารณาโครงการใหญ่ๆ ก็ยิ่งจะทำให้ดูซับฃ้อนเกินไปซึ่งบางครั้งก็กระทำโดยการลดขนาดกลุ่มผู้ประเมิน
ในการตัดสินใจกลยุทธ์ในด้านโครงสร้างพื้นฐานนั้นมีความแตกต่างจากกระบวนการตัดสินใจลงทุนด้านไอที คือ IMSG จะเข้ามามีผลักดันให้เกิดการตัดสินใจเท่านั้น ไม่ได้เข้าไปทำงานร่วมกัน
เนื่องจาก MPS มีเครือข่ายอยู่มากมาย ทำให้โต๊ะทำงานของเจ้าหน้าที่ระดับสูงจำเป็นต้องมีสถานีงานถึง 3 สถานี คือ ด้านการเงิน การส่งอีเมล์ และการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต ดังนั้นผู้ให้การสนับสนุนเงินทุนเสนอให้มีการรวมสถานีงานไว้ด้วยกันเพื่อประหยัดต้นทุน สิ่งนี้คือความสำเร็จของการกำกับดูแลการกิจการด้านไอที
โครงสร้างขอบข่าย (Framework) ของคุณค่าสำหรับองค์กรไม่หวังผลกำไร
ความสำเร็จในการนำ IT Governance มาใช้ทำให้เห็นถึงความท้าทายต่างๆ ที่องค์กรประเภทนี้ต้องประสบ เช่น การวัดศักยภาพและคุณค่า วัฒนธรรมของคณะกรรมการสากล งบประมาณที่มีจำกัด และโอกาสในการสร้างคุณค่าอย่างไม่มีที่สิ้นสุด สิ่งที่ผู้บริหารขององค์กรประเภทนี้พบคือ โครงสร้างขอบข่ายและกรอบในการประเมินผลนั้นถูกออกแบบมาเพื่อองค์กรการค้า เช่น การวัดผลกำไร การวัดมูลค่าของผู้ถือหุ้น เป็นต้น จึงไม่เหมาะสมที่จะนำมาประเมินองค์กรไม่หวังผลกำไร ดังนั้นแล้วจึงต้องหาเกณฑ์ที่เหมาะสมมาใช้วัด ซึ่งก็คือ โครงสร้างขอบข่ายของ Mark Moore โดยมีรายละเอียดดังนี้
สภาพแวดล้อมที่มีอำนาจเหนือองค์กร
สำหรับองค์กรการค้า สภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจก็คือเงื่อนไขของตลาด แต่สำหรับองค์กรไม่หวังผลกำไร สภาพแวดล้อมในการทำงานนั้นจะมีอำนาจเหนือองค์กร องค์กรจำเป็นต้องทำตามเงื่อนไขต่างๆ ที่สภาพแวดล้อมกำหนดกรอบไว้ ตัวอย่างผู้กำหนด ได้แก่ ผู้ใช้บริการ ผู้ให้การสนับสนุนเงินทุน อำนาจรัฐ เป็นต้น โดยเฉพาะอำนาจของรัฐนั้น ยิ่งรัฐเข้ามามีบทบาทมาเท่าใด ก็จะส่งผลต่อความซับซ้อนของสภาพแวดล้อมในการดำเนินงานขององค์การมากขึ้นเท่านั้น
ความสามารถในการดำเนินงาน
ปกติแล้วความสามารถในการดำเนินงานจะมาจากการพัฒนาภายในและการสร้างพันธมิตร โดยมีจุดประสงค์เพื่อการพัฒนาสินค้าและบริการ แต่สำหรับองค์กรไม่หวังผลกำไรนั้น สภาพแวดล้อมจะเป็นผู้มอบทั้งเงินทุนและอำนาจเพื่อสร้างความสามารถในการดำเนินงาน ความโดดเด่นขององค์กรประเภทนี้ก็คือสามารถเรียกร้องให้องค์กรหรือผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ปฏิบัติตามกฎของตนเพื่อช่วยให้ตนสามารถบรรลุเป้าหมายได้
คุณค่าสาธารณะ
องค์กรไม่หวังผลกำไรสร้างคุณค่าสาธารณะผ่านการสร้างคุณค่าส่วนบุคคลจากสินค้าและบริการ นอกจากนี้ยังรวมถึงการสร้างสินค้าสาธารณะ (Public Goods) และการสร้างความยุติธรรมให้เกิดขึ้นในตลาดที่ล้มเหลว (Equity) ท้ายที่สุดแล้วการสร้างมูลค่าสาธารณะให้เกิดขึ้นก็จะส่งผลคืนให้สภาพแวดล้อมที่มีอำนาจกำหนดเงื่อนไขกับองค์กร ซึ่งก็คือบริการที่พวกเขาได้รับนั่นเอง
ความท้าทายในการกำกับดูแลกิจการด้านไอทีขององค์กรไม่หวังผลกำไร
ความซับซ้อนของสภาพแวดล้อมในการดำเนินงานทำให้เกิดความท้าทายในการกำกับดูแลกิจการด้านไอที ซึ่งมีทั้งหมด 4 หัวข้อ ได้แก่
1. ความท้าทายในการวัดคุณค่าและศักยภาพ อันเนื่องจากแนวคิดที่กว้างมากเกี่ยวกับคุณค่าสาธารณะ
2. การลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที ซึ่งส่วนมากเป็นเรื่องของเงินทุน
3. การประสานงานการดำเนินการและการดำเนินการสร้าง โดยการประสานงานที่ดีจะช่วยลดต้นทุนได้ แต่ปัญหาคือไม่สามารถทำให้เกิดขึ้นได้เนื่องจากความเต็มที่ใจจะร่วมมือและความสามารถของผู้ร่วมงาน
4. ประชาชนและผู้ใช้บริการ ซึ่งมีทั้งผู้ที่จ่ายเพื่อบริการโดยตรง ผู้ได้รับประโยชน์ทางอ้อมและ ผู้ที่จ่ายทางอ้อมคือ ภาษี โดยการลงทุนด้านไอทีจำเป็นต้องสร้างความสมดุลให้เกิดขึ้นกับทั้งสามกลุ่มนี้
การกำกับดูแลกิจการด้านไอทีขององค์กรไม่หวังผลกำไร
วิธีการกำกับดูแลกิจการด้านไอทีขององค์กรไม่หวังผลกำไรนั้นค่อนข้างคล้ายคลึงกับวิธีขององค์กรการค้า แต่มีอยู่บางองค์ประกอบที่แตกต่างออกไป โดยเป็นไปดังตารางและสามารถอธิบายได้ดังนี้
• Business Monarchy จะเป็นผู้ตัดสินใจเกือบทุกด้านยกเว้น IT Architecture
• IT Monarchy มีความสำคัญในการตัดสินใจน้อยกว่า
• Federal เข้ามามีบทบาทในการจัดการเกือบทุกด้านยกเว้น IT Investment
• หน้าที่ของ Federal ส่วนมากจะเป็นผู้ให้ข้อมูล
• Duopoly ดำเนินการด้าน IT Architecture มากกว่า
การบริหารงานขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ
1. สร้างคุณค่าให้เกิดขึ้นร่วมกัน ไปในทิศทางเดียวกันและมีการออกแบบโครงสร้างขอบข่ายเพื่อให้มีกลยุทธ์ในการดำเนินงานที่ชัดเจน
2. กรอบความคิดสำคัญในการกำกับดูแลกิจการด้านไอที
• ใช้ความร่วมมือทางธุรกิจและการตัดสินใจด้านไอทีอย่างมีกระบวนการ เนื่องจากจะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานได้
• ใช้โครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีเป็นส่วนหนึ่งในการตัดสินใจกลยุทธ์ทางธุรกิจ เนื่องจากการบริการจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเป็นสิ่งพื้นฐานจึงทำให้โครงสร้างภายใน
• ไม่ควรใช้ Feudal Model ในการระบุความต้องการของธุรกิจ ซึ่งทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้มาก
• ในการลงทุนด้านไอทีจำเป็นต้องมีการตัดสินใจร่วมกัน
3. กระบวนการที่ผู้บริหารควรใช้
• คณะกรรมการระดับสูงควรสนใจในทุกๆ Key Asset รวมถึงด้านไอทีด้วย
• จัดตั้ง IT Council ซึ่งประกอบไปด้วยผู้บริหารขององค์กรและผู้บริหารไอที
• จัดตั้งคณะกรรมการด้านไอที ซึ่งประกอบไปด้วยผู้บริหารด้านไอที
• จัดตั้งคณะกรรมการด้าน Architecture
• มึการติดตามความคืบหน้าโครงการต่างๆ ที่เกี่ยวกับ IT รวมถึงทรัพยากรที่ใช้ไปด้วย
• จัดตั้งผู้จัดการด้านองค์กรและไอทีสัมพันธ์
โดยสรุปแล้ว การลงทุนใน IT Governance ของทั้ง การดำเนินงานที่หวังผลประโยชน์และไม่หวังผลประโยชน์ ก็จะให้ความสนใจ ในเรื่องของ IT ทั้งเรื่องของกลยุทธ์ที่ใช้ในการตัดสินใจ และการดำเนินงานให้มีประสิทธิผลถึงแม้วิธีการจะมีความแตกต่างกันบ้างก็ตาม
นอกจากนี้ ธรรมาภิบาลยังพัฒนาวิธีการตัดสินใจด้าน IT(IT decision making)และการดำเนินงาน ซึ่งการออกแบบระบบการจัดการจะเกี่ยวข้องกับการนำคนที่เหมาะสมเพื่อตัดสินใจด้าน IT และควบคุมการดำเนินงาน ระบบธรรมภิบาลจะให้อำนาจกับคนที่เหมาะสมเพื่อตัดสินใจหากความต้องการมันเปลี่ยน
ลักษณะของระบบการกำกับดูแลที่ไม่เหมาะสม
• ผู้บริหารระดับสูงไม่ให้ความสำคัญในการลงทุนใน IT
ผู้บริหารหลายๆคนมีปัญหาหรือละเลยการเพิ่มมูลค่าทางธุรกิจจากการลงทุน ด้าน IT หรือไม่? ซึ่งผู้บริหารแต่ละคนก็รับมือกับปัญหานี้แตกต่างกันไป บางคนก็ศึกษาด้าน IT อย่างเอาจริงเอาจัง และหมั่นฝึกตัดสินใจใน IT ด้วยตนเอง บางคนก็ใช้วิธีจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกหรือจ้างคนมาแก้ปัญหาแทนที่จะเข้าไปดูแลเอง ซึ่งหากยังมีผู้บริหารที่ละเลยว่าการลงทุนใน IT เป็นอย่างไร ระบบการจัดการก็ดูจะมีปํญหา
• IT บางครั้งก็เป็นอุปสรรคต่อการดำเนินกลยุทธ์ใหม่ๆ
ถ้าหาก IT ถูกสร้างหลังจากมีการตัดสินใจในกลยุทธ์ใหม่ไปแล้ว ทำให้ IT อยู่ในฐานะที่ต้องทำตามคำสั่ง ดังนั้น IT ก็จะสร้างขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะเท่านั้น แทนที่จะเป็นรูปแบบ platform สำหรับรองรับวิสัยทัศน์ ซึ่งการลำดับการทำงานเช่นนี้เป็นการขัดขวางการพัฒนาด้านโครงสร้างพื้นฐาน ผลก็คือกลยุทธ์ใหม่ๆก็จะทำให้สำเร็จได้ช้าลง
• กลไกในการทำการตัดสินใจด้าน ITเป็นไปอย่างล่าช้าหรือได้ผลตรงกันข้าม
การกำกับดูแลที่มีประสิทธิผลจะมาจากการออกแบบที่ดี และกลไลการดำเนินงานที่ดีซึ่งสามารถสนับสนุนให้เกิดDesired Behavior ได้ แต่บางครั้งการใช้กลไลIT ที่แตกต่างกันย่อมส่งสัญญาณตรงกันข้ามให้กับผู้บริหารได้ เช่น กลไกในระบบ IT ที่แรกๆอาจจะยังทำงานได้ไม่ดีนัก แต่ผ่านไปเรื่อยๆงานก็จะดีขึ้น และพอมีการยื่นเสนอโครงการระบบ IT นี้แก่ CFO ซึ่งจะพิจารณาเฉพาะโครงการที่มีรายละเอียดที่สมบูรณ์และจะต้องช่วยประหยัดต้นทุนได้ ระบบนี้ก็อาจจะถูกตัดงบประมาณ หรืออาจจะไม่ผ่านที่ประชุมก็เป็นได้
• ผู้บริหารระดับสูง(Senior management)ไม่สามารถอธิบายถึง IT Governance
นั่นก็คือผู้บริหารระดับสูงไม่รู้ว่า IT จะสามารถบริหารจัดการได้อย่างไร จากการสำรวจพบว่าผู้บริหารระดับสูงที่สามารถเข้าใจ ITG ก็จะยิ่งทำให้องค์กรมี Performance ที่ดีได้ แต่ส่วนใหญ่กลับพบว่าผู้บริหารจะทราบแค่เพียงวิธี IT Decision เท่านั้น ซึ่งหากต้องการให้องค์กรมี governance ที่ดี นอกจากผู้บริหารจะต้องรู้ว่าจะจัดการ IT อย่างไรแล้ว ก็จะต้องทราบถึงโครงสร้างในองค์กรด้วยซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการบริหารองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
• โครงการด้าน IT มักจะล่าช้าและงบประมาณบานปลาย
จากการสำรวจในองค์กรใหญ่ๆพบว่าการพัฒนนาโครงการ IT กว่าครึ่งมักจะไม่เป็นไปตามแผนและงบประมาณมักจะบานปลาย ซึ่งหากมีการจัดการโครงการ IT ที่ดี ก็จะสามารถคาดการณ์เวลาส่งมอบงานได้ ซึ่งส่วนใหญ่กว่า 90% มักจะส่งมอบไม่ทันเวลา
• ผู้บริหารระดับสูงมักจะใช้บริการ Outsource ในการแก้ไขปัญหา
ในบางครั้งผู้บริหารจะเลือกใช้ Outsource ในการพัฒนาระบบ หรือแก้ไขปัญหาในระบบ IT เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย
• Governance มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง
Governance ต้องไม่เปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนกลยุทธ์ ผู้บริหารที่ทำงานภายใต้ ITG จะต้องตัดสินใจในเรื่องการเปลี่ยนแปลงกกลยุทธ์เพื่อให้ประสบผลสำเร็จ
ขั้นตอนออกแบบ IT Governance
1. วางแผนผังของระบบการบริหารจัดการในองค์กรในปัจจุบัน ทั้งในส่วนของ The Governance Design Framework และ The Governance Arrangement
2. เปรียบเทียบทั้งสองไดอะแกรม และต้องตั้งคำถามว่าจะทำอย่างไรให้จุดประสงค์ของ The Governance Design Frameworkบรรลุได้โดยผ่าน The Governance Arrangement
3. ตรวจสอบกลไกของ IT Governance
4. ต้องมีการประชุมของกลุ่มผู้บริหารระดับสูงในการ เพื่อพิจารณาทั้งด้านซ้ายและขวาของ The Governance Design Framework จากนั้นก็ร่วมกันตัดสินใจ The Governance Arrangement
5. สร้างรูปแบบ The Governance Design Framework และ The Governance Arrangement ที่จะให้เป็น
10 หลักในการเป็นผู้นำของ IT Governance
1. Actively Design Governance
หลายๆบริษัทมักจะมีกลไก IT ที่ไม่ทำงานความสอดคล้องกัน เรียกว่า”Silos” ซึ่งมักจะเกิดมาจากการที่บริษัทจะสร้าง IT ก็ต่อเมื่อมีความต้องการเท่านั้น ทำให้กลไกด้าน IT ต่างๆเหล่านี้อาจจะไปจำกัดความสามารถของ IT ในการส่งเสริมกลยุทธ์ของบริษัท ดังนั้น ผู้บริหารจึงจำเป็นจะต้องออกแบบ ITG ที่อยู่บนพื้นฐานของ Objectivesและ Performance Goals ของบริษัท
2. Know When to Redesign
ในการทบทวนถึงการบริหารจัดการของทั้งองค์กรนั้นเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อพัฒนาปรับปรุงบุคลากรและความสัมพันธ์ในองค์กร แต่มักจะใช้เวลามากจึงควรทำไม่บ่อยนัก ดังนั้นเวลาที่เหมาะสมในการ Redesign ก็ต่อเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใน Desirable Behavior
3. Involve Senior Managers
จากการศึกษาพบว่าผู้บริหารระดับสูงมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการที่จะทำให้ ITG ประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะ CIO ผู้บริหารระดับสูงคนอื่นๆในคณะกรรมการบริษัทก็มีส่วนในการอนุมัติโครงการ และช่วยกันพิจารณาโครงการอีกด้วย
4. Make Choices
การเป็น Good Governance ก็เหมือนการมีกลยุทธ์ที่ดี ดังนั้นจึงต้องมีทางเลือก ซึ่ง ITG อาจไม่จำเป็นที่จะต้องสอดคล้องกับทุกๆเป้าหมายของบริษัท แต่อาจจะต้องให้ความสำคัญหากเป้าหมายมีความซ้ำซ้อนกัน เพราะปัจจุบัน Governance มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น ซึ่งบริษัทหลายแห่งรับมือกับความซ้ำซ้อนนี้ด้วยหลักการดำเนินงานที่โปร่งใส หลักการด้าน IT เช่น Old Mutual South Africa’s(OMSA) เป็นต้น
5. Clarify the Exception-Handling Process
ข้อจำกัดต่างๆ(Exception)คือวิธีการที่องค์กรได้เรียนรู้ โดยในด้าน IT สิ่งท้าทายในด้านข้อจำกัดนี้คือ สภาพที่เป็นอยู่ขององค์กร โดยเฉพาะโครงสร้างด้าน IT และ Infrastructure นั่นคือทำอย่างไรให้สามารถสนับสนุนความต้องการในเชิงธุรกิจได้ ซึ่งหากสามารถสร้างคุณค่าให้แก่บริษัทได้ การเปลี่ยนแปลงในโครงสร้าง IT ก็จะส่งผลดีต่อทั้งบริษัทไปด้วย
6. Provide the Right Incentive
คำถามคือ เราจะทำธรรมภิบาลในบริษัทได้อย่างไรหากระบบการให้รางวัลตอบแทนไม่สามารถสนับสนุนไม่ให้เกิด Desirable Behavior ได้ ยิ่งไปกว่านั้น ITG จะมีประสิทธิผลลดลงหากระบบการให้รางวัลตอบแทนไม่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
7. Assign Ownership and Accountability for IT Governance
ในโครงการใหม่ๆขององค์กรจำเป็นต้องมีหัวหน้าโครงการและผู้ที่มีส่วนร่วมในโครงการ โดยจะมีบอร์ดผู้บริหารดูแลอีกขั้นหนึ่งจึงจำเป็นจะต้องเลือกบุคคลที่เหมาะสมให้การเข้ามาทำในโครงการโดยเฉพาะโครงการด้าน IT ซึ่งจะทำให้โครงการใหม่นี้สามารถสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กรได้
8. Design Governance at Multiple Organizational Levels
องค์กรที่มีธุรกิจขนาดใหญ่ ที่มีธุรกิจในเครือจำนวนมาก จำเป็นที่จะต้องมี ITG ที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ในทุกๆระดับ ซึ่งองค์กรที่มี IT หลายๆระดับ ซึ่งอาจจะแตกต่างไปตามแผนก ตามหน่วยธุรกิจย่อยๆ หรือถามภูมิศาสตร์ ถึงแม้อาจจะมี IT ที่แตกต่างกัน แต่ก็ต้องมีความสอดคล้องกับ ITG ขององค์กรด้วย
9. Provide Transparency and Education
แทบจะเป็นไปไม่ได้ที่จะแยกความโปร่งใสและการศึกษาออกจาก ITG และทั้งความโปร่งใสและการศึกษาก็มักจะไปด้วยกัน ยิ่งมีการศึกษามามากก็จะยิ่งมีความโปร่งใสมากยิ่งขึ้น และยิ่งหากมีความโปร่งใสในกระบวนการบริหารจัดการมากเท่าไร ก็จะยิ่งสร้างความเชื่อมั่นในการเป็นบรรษัทธรรมาภิบาลมากยิ่งขึ้นด้วย
10. Implement Common Mechanism Across the Six Key Assets
จากบทแรกๆได้อธิบายไปแล้วถึงการที่ ITG มีความสอดคล้องกับ บรรษัทธรรมาภิบาล ซึ่งองค์กรที่ใช้กลไกเดิมในการบริหารจัดการสินทรัพย์มากกว่า 1 อย่าง จะทำให้การบริหารจัดการง่ายขึ้น เช่น บอร์ดผู้บริหารระบุให้สร้างระบบ IT โดยพิจารณาถึงสินทรัพย์ขององค์กรด้วย
การประเมินของ CIO
ส่วนสำคัญในการออกแบบระบบการให้รางวัลเพื่อกระตุ้นPerformanceและสุดท้ายก็สามารถเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรได้ นั่นก็คือ การประเมินของผู้บริหารขององค์กร จึงมีการพิจารณาถึงวิธีการประเมิน Performance และสร้างรูปแบบการให้รางวัลสำหรับ CIO ซึ่งการประเมินของ CIO ประกอบด้วย 3 ปัจจัยคือ ต้นทุนแต่ละหน่วยของ IT กระบวนการจัดการIT และธุรกิจ และสุดท้ายคือคุณค่าของธุรกิจนั่นเอง
ความท้าทายในปัจจุบันและอนาคตของ Governance
ความท้าทายในปัจจุบัน
IT มีความสำคัญมากขึ้นในทุกอุตสาหกรรมและ เข้ามามีบทบาทในการกำหนดกลยุทธ์ขององค์กรมากยิ่งขึ้น
ธุรกิจมีรายได้จากระบบnetworkมากขึ้น
Duopoly Model มีความสำคัญขึ้น ทั้งในรูปแบบบุคคลกับทีมงาน จะมีความสำคัญในการกำหนดกลยุทธ์ การเปลี่ยนแปลงในกระบวนการและการพัฒนาองคืกร
องค์กรต่างๆหันมาให้บริการ Outsource มากขึ้น เนื่องจากต้นทุนที่ต่ำกว่าและพนักงานITในบริษัทต่างๆหันไปทำงานกับ Outsource มากยิ่งขึ้น
Outsource มีความซับซ้อนมากขึ้น จากการให้บริการที่หลากหลายมากขึ้น
ความท้าทายในอนาคต
ในอนาคต IT จะมีความจำเป็นในทุกๆระดับองค์กรเหมือนเป็นสินทรัพย์อย่างหนึ่งในองค์กร ITG จะมีความสำคัญมากยิ่งขึ้น บริษัทต่างๆจะเป็น Effective Governance ได้ก็ต่อเมื่อสามารถนำ IT มาเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรได้ และท้ายที่สุดให้สินทรัพย์ขององค์กรทั้ง 6 ประเภท อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่ง Effective Governanceจะสนับสนุนในบุคลากรในองค์กรมีความสามารถมากขึ้นในขณะที่ก็ต้องรักษากฎ กติกา มารยาท ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กร
